L'Initiative de réforme arabe (Arab Reform Initiative - ARI) recherche un(e) chargé(e) administratif et logistique pour rejoindre notre équipe et soutenir nos activités opérationnelles et quotidiennes. Il lui incombera notamment de tenir les archives, mettre à jour les politiques et procédures et soutenir les processus de recrutement. Ce poste nécessite de hautes compétences organisationnelles, en plus d’une agilité dans la coordination avec le personnel travaillant dans les bureaux des différents pays où siège l’ARI.

Date de début de l’emploi : Janvier 2024

Durée : Contrat d'un an (renouvelable)

Poste à temps plein, basé à Paris

Date limite de candidature : 4 décembre 2023

Référence : Chargé(e) administratif et logistique

Qui nous sommes

ARI est un groupe de réflexion arabe indépendant qui travaille avec des partenaires experts au Moyen-Orient et en Afrique du Nord et au-delà pour articuler un programme local de changement démocratique et de justice sociale. Il mène des recherches et des analyses politiques et fournit une plate-forme pour des voix inspirantes basées sur les principes de diversité, d'impartialité et d'égalité des sexes.

Fonctions de l'employé(e) administratif(ve) et du coordinateur(trice) logistique

Responsabilités

Administration, ressources humaines et logistique

• Recueillir et mettre à jour les données du personnel (y compris les comptes bancaires, les jours ouvrables, les absences du travail et les cas de maladies) dans tous nos bureaux .
• Tenir à jour les registres des employés, tels que les contrats de travail et les demandes de congé.
• Maintenir un répertoire des contrats (concernant les employés, les consultants experts et les protocoles d'entente).
• Aider à préparer les contrats des consultants experts sur la base des modèles existants.
• Répondre aux demandes de renseignements émis par les employés concernant les avantages et les primes.
• Mettre à jour la base de données interne, en y ajoutant régulièrement les informations concernant les nouveaux postes.
• Coordonner la publication des annonces d'emploi.
• Fixer les dates des entretiens d'embauche et communiquer avec les candidats en cas de besoin.
• S’assurer que les employés reçoivent le matériel adéquat leur permettant de s’acquitter au mieux de leurs tâches.
• Soutenir la logistique nécessaire à l'organisation d'événements ou des déplacements du personnel, y compris les réservations d'hôtel et les billets.
• Participer à l'organisation des réunions du Conseil d'administration d’ARI : gestion des questions logistiques, envoi des invitations, préparation du projet d’agenda.
• Compléter la documentation requise pour l’association en France (y compris les procès-verbaux du conseil d'administration et le changement de membres du bureau, entre autres documents).
• Assurer le suivi avec les fournisseurs et préparer les factures pour paiement.

Gestion des bureaux

• Veiller à l'entretien de l'équipement de bureaux (s'assurer que les réparations nécessaires sont effectuées rapidement).
• S'assurer de leur disponibilité des fournitures de bureau.
• Contrôler et mettre à jour le registre des actifs de ARI, y compris l'ajout de nouveaux éléments et le suivi de la consommation annuelle.

Autres responsabilités

• Fournir de l’aide au personnel exécutif en cas de besoin.

Qualifications requises

• Expérience en tant que chargé(e) administratif et logistique dans le poste de responsable et d’employé de logistique ou dans un poste similaire.
• Parfaite connaissance de la législation française du travail.
• Bonne expérience dans l'utilisation des programmes Office (tels que Microsoft Word, Excel, etc.).
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
• Excellentes capacités de planification et d'organisation.
• Bonnes compétences en communication orale et écrite, en arabe, anglais et français.
• Engagement à établir des relations de travail positives et dynamiques afin de contribuer au développement et à l'expansion de l'institution.
• Diplôme d’étude supérieur dans un domaine connexe.

Les candidats qui remplissent les critères susmentionnés sont priés de soumettre leurs candidatures via le courrier électronique de l'Initiative de réforme arabe : recruitment@arab-reform.net, au plus tard le 4 décembre 2023, en précisant le titre du poste " Chargé(e) administratif et logistique" dans l’objet du mail.

 

L'Initiative de réforme arabe s'engage et adhère au respect de l'égalité des chances et à la non-discrimination entre tous les candidats à un emploi et les employés travaillant déjà en son sein, tout en œuvrant fermement pour atteindre la diversité parmi ses employés, sans distinction de sexe, de race, de croyances religieuses, d'identité nationale, d'origine ethnique/nationale, d'orientation sexuelle, d'âge, état matrimonial ou handicap.