مسؤول/ة شؤون الإدارة والمشاريع

مسؤول/ة أمام: فريق مبادرة الإصلاح العربي المقيم في بيروت

المكان: بيروت (يجب أن يحمل المتقدم/ة تصريح قانوني للعمل في لبنان)

المدة: دوام كامل؛ 12 شهراً قابلة للتجديد

المرجع: ARI – APO

الموعد النهائي لتقديم الطلبات: 30 كانون الثاني/يناير 2023

لمحة عامة حول المؤسّسة

مبادرة الإصلاح العربي مؤسسة بحثية رائدة للبحوث السياسية الفكرية المستقلة، تتمثل مهمتها الرئيسية في صياغة أجندة محلية للتغيير الديمقراطي والعدالة الاجتماعية في الدول العربية. تلتزم المبادرة في عملها بمبادئ الحرية والتعددية والمساواة بين الجنسين والعدالة الاجتماعية، وتتبع نهجاً صارماً للاستقلال عن أي أجندة خارجية. تقوم المؤسّسة بالأبحاث السياسية الميدانية المُبتكرة، وتحليل السياسات، وتجمع بين العمل الأكاديمي والعمل الدعوي التوعوي، وتسعى لعقد اجتماعات ولقاءات مع الجهات الفاعلة المعنية للتأثير على عمليات التحول السياسي. كذلك تعمل المؤسّسة على دعم وتمكين الأبحاث من منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا من خلال توفير منصة دولية للنشر. تسعى مبادرة الإصلاح العربي إلى إنشاء آلية يُمكن من خلالها أن يتشارك الباحثون الأكاديميون، والمراكز البحثية، والحركات الاجتماعية، ونشطاء المجتمع المدني، وصانعو القرارات، ووسائل إعلام، وعامة الناس، في معالجة قضايا التحول الديمقراطي، والعدالة الاجتماعية، والمواطنة الكاملة. تعمل المؤسّسة بشراكة مع المؤسسات الإقليمية والدولية من أجل تعزيز عمليات التبادل والحوارات المستدامة بين الدول النامية، وبين الدول النامية والدول المتقدمة، فيما يتعلق بمبادرات الإصلاح في جميع أنحاء المنطقة. وللمؤسسة مقرات في بيروت وتونس وباريس.

نطاق العمل

تسعى مبادرة الإصلاح العربي إلى توظيف مسؤول/ة شؤون الإدارة والمشاريع لتقديم الدعم للمشاريع واللوجستيات والشؤون الإدارية للفريق الموجود في بيروت. يعمل الفريق في بيروت على مجموعة واسعة من القضايا في جميع أنحاء المنطقة العربية، بما في ذلك المشاركة السياسية للمرأة، والتحول البيئي والحماية الاجتماعية. وسيكون الشخص مسؤول عن تنفيذ مجموعة متنوعة من المهام، بما في ذلك تقديم المساعدة في الشؤون المالية لمختلف مجالات برامج مبادرة الإصلاح العربي للفترة 2023-2024. بالإضافة إلى ذلك، يتعين على المسؤول/ة دعم المهام الأساسية للمؤسسة، بما في ذلك تقديم المساعدة في مجال الاتصالات وتنظيم الفعاليات.

يستدعي هذا المنصب الحيوي شخصاً يتمتع بمهارات تنظيمية وإدارية وتفاعلية قوية، ويمكنه القيام بمهام متعددة، ويسعى بحماس للتعرف على المؤسسات الفكرية ومراكز البحوث. نحن نبحث عن شخص نشيط وتفاعلي وإيجابي وملتزم ومهتم بالمساهمة في مهمة المؤسّسة والتغيير في المنطقة العربية.

المسؤوليات

إدارة المشاريع وتنظيم الفعاليات

  • المساعدة في تنفيذ المشاريع، بما في ذلك من خلال المتابعة مع فريق المشاريع والشركاء الخارجيين للتأكد من إنجاز المراحل الرئيسية وفقاً للجدول الزمني للمشروع.
  • تنسيق جميع الجوانب المتعلقة بتنظيم الفعاليات سواء الفعاليات الشخصية وجهاً لوجه أو الافتراضية عبر الإنترنت، بما في ذلك المؤتمرات وورش العمل التي تعقد في بيروت وغيرها من الدول العربية، ضمن طائفة متنوعة من المشاريع والبرامج. ويشمل ذلك إرسال الدعوات، ومتابعة التسجيلات، وحجز خدمات الترجمة الشفوية، والتأكد من توفر تفاصيل المتحدثين.
  • تنظيم إجراءات السفر واللوجستيات والتحضيرات التقنية للفعاليات. ويشمل ذلك التواصل مع المدعوين، وطلب عروض الأسعار، ومتابعة التأشيرات، وحجز التذاكر، والتنسيق مع البائعين ومقدمي الخدمات (الفنادق والمطاعم وشركات النقل).
  • تنظيم أنشطة التوعية لأصحاب المصلحة المعنيين، وتتبع الدعوات والمشاركة في الفعاليات.
  • الاحتفاظ بقاعدة بيانات مُحدثة لجهات الاتصال والتواصل المنتظم مع أصحاب المصلحة.

دعم إدارة وتنظيم الشؤون المالية

  • العمل عن كثب مع فريق الشؤون المالية لضمان متابعة المصروفات وأهداف الميزانية شهرياً لتعزيز ممارسات الإدارة المالية الجيدة.
  • دعم تخطيط الإنفاق وتقديره ومتابعته بما يتوافق مع ميزانيات المشاريع والنفقات المتفق عليها الخاصة بمبادرة الإصلاح العربي وكل طرف من الأطراف المشاركة. ويشمل ذلك جمع وثائق الإثبات المطلوبة والتحقق منها وتنظيمها.
  • التأكد من الالتزام بإتباع نهج محكم في عمليات المشتريات للموردين ومقدمي الخدمات لضمان تحقيق الامتثال للشروط الداخلية في المؤسسة والمانحين. ويشمل ذلك أيضاً وضع شروط التكليف (كراسة الشروط) والدعوات إلى تقديم الطلبات، حسب الاقتضاء.
  • التعامل مع المصروفات النثرية في مكتب بيروت وإجراء تسوية شهرية مع فريق الشؤون المالية. ويشمل ذلك التعامل مع طلبات المال لدفع النفقات مثل (المصروفات اليومية والمواصلات وغيرها) وجمع كافة وثائق الإثبات المطلوبة.
  • مساعدة فريق الشؤون المالية حسب الحاجة، وتحديداً في إعداد عمليات مراجعة الحسابات والمحفوظات.

الاتصالات والتوعية

  • المساعدة في إعداد وطباعة ونشر الوثائق مثل التقارير السنوية وتقارير سير العمل، وما إلى ذلك.
  • دعم برامج مبادرة الإصلاح العربي في بيروت وفريق الاتصالات من خلال المشاركة في إعداد المواد الإعلامية (بما في ذلك تنسيق طباعة المواد الإعلامية)، ومتابعة وسائل التواصل الاجتماعي والتغطيات الإخبارية.

اللوجستيات الإدارية المكتبية والدعم

  • دعم فريق مبادرة الإصلاح العربي في بيروت في العمليات الإدارية المكتبية (بما في ذلك أي مشاكل قد تنشأ فيما يتعلق بخدمات الإنترنت أو الكهرباء) والتنسيق مع البائعين ومقدمي الخدمات المحليين في بيروت المسائل المتصلة بالمشتريات (تكنولوجيا المعلومات، دور النشر، دفع الفواتير المحلية وغيرها).
  • تنظيم عملية توظيف المتدربين والإشراف عليها.

المتطلبات:

  • أن يكون المُتقدم/ة حاصلاً/ةً على شهادة جامعية في الإدارة أو الإدارة التنظيمية أو إدارة الأعمال أو إدارة الفعاليات أو العلوم الإنسانية أو أحد مجالات العلوم الاجتماعية.
  • التمتع بمهارات تواصل ممتازة، وضرورة إتقان التحدث والكتابة باللغتين العربية والإنجليزية، ويحبذ الإلمام باللغة الفرنسية.
  • التمتع بمهارات تنظيمية مُتقنة، ويفضل امتلاك خبرة في تنظيم طائفة واسعة من الأنشطة، بدايةً من تنظيم الحلقات النقاشية الصغيرة وصولاً إلى الفعاليات رفيعة المستوى. والاهتمام بأدق التفاصيل.
  • يُفضل أن يتمتع المُتقدم/ة بمهارات تقنية ممتازة.
  • التمتع بعقلية تتسم بالمبادرة والرغبة في الاستعداد لما يستجد في المستقبل، مع امتلاك قدرة عالية على اتخاذ المبادرات والإشراف على تنفيذها بالكامل، إضافة إلى القدرة على التأقلم مع السياقات والظروف المتغيرة والالتزام بالمرونة والقدرة على أداء مهام متعددة، وأيضاً التمتع بروح الفريق والقدرة على مواصلة التعاون مع الزملاء عن بعد.
  • التمتع بالقدرة على تحديد الأولويات والعمل مع مختلف المديرين.
  • أن يكون لدى المُتقدم/ة ما لا يقل عن سنة أو سنتين من الخبرة المهنية في قطاع ذي صلة (المنظمات غير الحكومية على سبيل المثال)، مع التمتع بخبرة خاصة في إدارة المشاريع و/أو الاتصالات.
  • يجب أن يمتلك المُتقدم/ة تصريح عمل صالح للاستخدام في لبنان.
  • أن يكون المُتقدم/ة متعاوناً/ةً، ولديه/ها الرغبة في التعلم والتطور.

ظروف العمل

  • عقد لمدة 12 شهراً قابل للتجديد
  • موعد البدء: التاريخ المتوقع بحلول منتصف شباط/فبراير 2023
  • راتب تنافسي على أساس الخبرة

للتقدم للوظيفة

للتقدم للوظيفة، يرجى إرسال السيرة الذاتية (حد أقصى صفحتين) مرفقة بخطاب يستعرض المؤهلات وأسباب التقدم لهذا المنصب إلى البريد الإلكتروني التالي: recruitment@arab-reform.net مع كتابة "ARI-APO" في خانة الموضوع.

آخر موعد للتقديم: 30 كانون الثاني/يناير 2023

نظراً إلى العدد الكبير المتوقع للمتقدمين، سوف تتواصل مبادرة الإصلاح العربي فقط مع المتقدمين الذين وصلوا للقائمة المختصرة.

تلتزم مبادرة الإصلاح العربي بتكافؤ الفرص وعدم التمييز بين كافة المتقدمين للوظائف والعاملين لديها، ونحرص جاهدين على تحقيق التنوع بين موظفينا بصرف النظر عن الجنس أو العرق أو المعتقدات الدينية أو الهوية الوطنية والأصل العرقي والوطني أو الميول الجنسية أو السن أو الوضع العائلي أو الإعاقة.